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Technik
Welche technischen Vorraussetzungen benötigt you3000?
you3000 benötigt einen Windows-Server. Dabei ist es nicht zwingend nötig, dass es sich um einen "Microsoft Windows Server 2003/2008" handelt - auch ein normaler XP Rechner funktioniert gut.
Welche Vorteile bietet you3000 im Vergleich zu Filemaker-basierten Lösungen?
Filemaker-Lösungen verlangen eine von der Nutzeranzahl abhängige Bezahlung von Lizenzen. you3000 ist dagegen völlig frei von laufenden Kosten.
Sie schreiben von einem Scanner für das Einlesen von Rechnungen am lokalen Rechner? Aber you3000 ist doch eine webbasierte Software. Wie funktioniert das?
Dies funktioniert über ein Java-Applet. Mehr verraten wir nicht.
Wenn you3000 eine "webbasierte" Software ist, heißt das dann, meine Interna sind irgendwo in einem Rechenzentrum außerhalb meines Unternehemens gespeichert?
Nein! Der Begriff "webbasiert" beschreibt in diesem Zusammenhang nur die verwendete Technik. Alle unsere Kunden haben einen Server lokal bei sich im Unternehmen stehen, auf dem you3000 läuft. Die Daten sind damit so sicher wie Ihr gesamtes Firmennetzwerk.
Funktionen
Kann you3000 an unser Corporate Design angepasst werden?
Dokumente, die Sie zum Austausch mit Ihren Kunden aus you3000 heraus erstellen, wie Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Controllings usw. werden an ihr Corporate Design angepasst, ohne Zusatzkosten.
Die Oberfläche von you3000 selbst kann nicht an Ihr Design angepasst werden, hat sich aber als intuitive und schlichte Lösung bewährt. Sie wird ohnehin nur für Ihre eigenen Mitarbieter relevant sein.
Ist you3000 mandantenfähig, d.h. können innerhalb einer Installation mehrere Unternehmen abgebildet werden?
Dies ist leider nicht der Fall. Aber es ist durchaus möglich, mehrere Instanzen von you3000 auf einem Server laufen zu lassen und somit für mehrere Unternehmen verfügbar zu machen.
Bislang lassen wir unsere Buchhaltung von einem Steuerberater erledigen. Steht die integrierte Kontierungsmöglichkeit in you3000 dazu im Widerspruch? Was mache ich mit you3000 selbst, was mein Steuerberater?
Die interne Kontierungsmöglichkeit in you3000 dient lediglich zur Kontierung der in you3000 bekannten Geschäftsvorfälle.
Das sind:
- Ausgangsgutschriften
- Ausgangsrechnungen
- Eingangsgutschriften
- Eingangsrechnungen
- Kassenbucheinträge
- Zahlungsausgänge
- Zahlungseingänge
Für alle diese Geschäftsvorfälle sind die wichtigsten Daten bereits vorhanden wie Betrag, Umsatzsteuer, Datum, Kunde/Lieferant und damit verbundene Debitoren/Kreditorenkonten. All diese Informationen erleichtern die Kontierung erheblich, weil Daten nicht mehr übertragen und kopiert werden müssen. Meistens genügt die Auswahl des richtigen Kontos, um die Buchung zu vollziehen.
Sobald alle Buchungen dieser (und nur dieser!) Geschäftsvorfälle erledigt sind, kann ein DATEV-Export erstellt werden, den Sie an Ihren Steuerberater weitergeben und die er in seine Buchhaltungs-Software einfügt. Er ergänzt diese Daten nur um Buchungen belegloser Zahlungen wie Mieten oder z.B. Abschreibungen, Löhne und Zinsaufwendungen.
Zusammengefasst: Geschäftsvorfälle, die you3000 kennt, verbucht man innerhalb des Systems, den Rest übernimmt der Steuerberater. Das Buchungsvolumen beim Steuerberater sinkt damit erheblich. (Natürlich können die Buchungen auch vom Steuerberater selbst in der Software erledigt werden.)
Kann man in you3000 direkt aus einem Angebot eine Rechnung stellen?
Aus einem Angebot nicht, aber aus einem Controlling schon. (In you3000 ist ein sog. Controlling das Dokument, was den zu berechnenden Umfang eines Projekts bestimmt.) Je nachdem, für welche Art der Rechnungsstellung man sich entscheidet, kann man dann auch entsprechend einzelne Positionen abrechnen. In diesem Fall werden die einzelnen Positionen natürlich auch auf der Rechnung aufgeführt. Wählt man dabei alle Positionen aus, dann enstpricht die Rechnung genau dem Controlling.
Bei der Rechnungsstellung einzelner Positionen können diese auch anteilig abgerechnet werden; man könnte etwa von 10 Stunden Konzeption nur 5 abrechnen.
Kann ein Projektmanager den Finanzstand eines Projekts auf einen Blick im Griff haben?
Ja, das kann er. Mittels der Infoboxen über den Bereichen Kalkulation und Controlling hat er dies stets sicher im Griff. Da in den neueren Versionen auch allgemeine Kosten mit einbezogen werden, kann man sehr gute Schätzungen anstellen, ob ein Projekt mit den veranschlagten Werten für Umsatz und den darauf gebuchten Eingangsrechnungen, erfassten Arbeitszeiten sowie damit verbundenen Lohn- und allg. Kosten am Ende tatsächlich profitabel ist. Dies lässt sich tagesaktuell ablesen.
Werden Ist-Werte im Controlling automatisch an erfasste Arbeitszeiten usw. angepasst?
Nein. Wir selbst und unsere bestehenden you3000-User finden, dass es in der Verantwortung der Projektleiter liegt, wie die entstandenen Aufwände nach außen kommuniziert werden, also dem Kunden gegenüber. Statt geplanten 40 Arbeitsstunden sind 50 erfasst worden? you3000 bietet hierfür die Möglichkeit, diesen Umfang dem Kunden weiterzuberechnen, oder eben auch nicht. Solche Entscheidungen liegen in der Verantwortung der Projektleiter und werden im Controlling erfasst. Das gleich gilt für eingehende Rechnungen, die auf Projekte gebucht werden.
Wie muss man sich die Verwendung der Zeiterfassung in der Praxis vorstellen?
Bei der Zeiterfassung war unser Ziel, eine möglichst leichte Verwendbarkeit mit großer Freiheit in der Bedienung zu kombinieren. Darum hat unsere Zeiterfassung auch keine Start/Stop Buttons o.ä. Die Zeiten werden mit einer AJAX-Oberfläche erfasst, und man kann schnell auf die zuletzt verwendeten Tätigkeiten und Projekte zugreifen. Man kann Sie vollständig mit der Maus bedienen und muss nichts tippen. Damit nimmt die Zeiterfassung selbst wenig Zeit in Anspruch und stört auch nicht mit penetranten Hinweisen.
Können Sie mir ein paar Infos zum Thema "Behandlung von allgemeinen Kosten in you3000" geben?
- Sie können anhand von automatisch erstellten Schlüsseln auf die Unternehmensbereiche verteilt werden.
- Sie werden bei der Untersuchung, wie rentabel Projekte arbeiten, beachtet.
- Sie werden bei allen Auswertungen (z.B. von Unternehmensbereichen, Projekten, Kunden, Lieferanten etc.) berücksichtigt.
Positionierung
In welchen Branchen sind die bestehenden Kunden tätig?
Wir haben Kunden in der Eventbranche, Werbeagenturen, klassische Internetagenturen, Filmproduktion, Designagenturen und SFX-Firmen.
Für wen ist you3000 geeignet?
Prinzipiell für alle projektorientiert arbeitenden Firmen bis etwa 200 Mitarbeiter aus der Medienbranche, wie Softwareentwicklung, Eventagenturen, Marketing- und PR-Agenturen etc.
Wie groß ist Ihr größter Kunde? Wie groß Ihr kleinster?
Unser größter Kunde hat etwa 130 Mitarbeiter, unser kleinster 5.
Wo sehen Sie Stärken von you3000, was unterscheidet Sie von anderen Anbietern?
Wir sehen an verschiedenen Stellen besondere Stärken von you3000:
- Die Software ist seit einigen Jahren im täglichen Einsatz bewährt und hat keine Kinderkrankheiten.
- Wir nehmen unseren Auftrag als Dienstleister sehr ernst, hören Ihnen zu, reagieren schnell und schaffen bei Problemen zeitnah Abhilfe. (Zugegeben nehmen das viele in Anspruch, aber wir halten uns auch daran.)
- Die Software wird zum Pauschalpreis verkauft, der Preis ist also unabhängig von Nutzerzahl und Nutzungsdauer. Lizenzkosten für die verwendeten Technologien fallen nicht an.
Kosten
Welche laufenden Kosten werden durch you3000 verursacht?
Keine. Wir haben uns bei der Auswahl der Technologien bewusst für freie Software entschieden - weder für die Programmiersprache noch für die Datenbank fallen Lizenzkosten an. Dies ist übrigens bei vielen Mitbewerbern nicht der Fall - vergleichen Sie.
Welche Kosten entstehen für Updates?
Keine. Immer wieder gibt es Updates - meistens sind dies Bugfixes und kleine Veränderungen oder Verbesserungen. Wir sehen dies als Produktpflege und daher sind diese Updates kostenlos. Lediglich wenn wirklich eine neue Version mit einem deutlich veränderten Funktionsumfang kommt, werden wir für ein Upgrade einen angemessenen Betrag verlangen. Dennoch stellen wir sicher, dass dieses Upgrade freiwillig ist und nicht für die Weiterverwendung von you3000 erforderlich sein wird.
Ist der Pauschalpreis von 12800 EUR wirklich ein fester Wert?
Ja. Wie beim Preismodell erklärt kommen lediglich Reisekosten für die Trainer hinzu. Sollten Sie bei der Anpassung Ihrer Dokumente besondere Wünsche haben, die über den von uns angebotenen Rahmen hinausgehen, dann muss das ebenfalls extra bezahlt werden.
Vertrauen
Wie lange gibt es you3000 bereits?
you3000 gibt es seit 2004 und es ist bei unseren frühesten Kunden auch seitdem ununterbrochen im Einsatz. Die Lösung hat sich also im Alltag bestens bewährt und steckt keineswegs mehr in den Kinderschuhen.
Ist es möglich, mit bestehenden Anwendern von you3000 Kontakt aufzunehmen?
Ja, dies ist möglich. Kommen Sie bitte auf uns zu, damit wir einen Kontakt herstellen können.
Die Medienbranche ist ein kurzlebiges Geschäft. Wie kann ich davon ausgehen, dass you3000 auch in Zukunft fortbesteht und weiterentwickelt wird?
you3000 ist bereits heute ein lohnendes Projekt für topazmedia. Unsere Firma ist gesund und wir sind von fremdem Kapital unabhängig. you3000 liegt uns außerdem sehr am Herzen und bereits durch den Antrieb unserer bestehenden Kundschaft versteht es sich von selbst, you3000 weiter zu entwickeln und zu verbessern.
Wie geht topazmedia mit Bugs um, die in der Software gefunden werden?
Jedem Kunden steht eine Internet-Plattform namens "Taskbase" zur Verfügung. Hier kann er Fehler beschreiben und bekommt stets mit, wer sich um einen Fehler kümmert und ob er gelöst wurde. Im übrigen kann man hier auch Änderungs- oder Verbesserungsvorschläge äußern. Dieses Verfahren wird rege genutzt und hat im Übrigen sehr zur Zuverlässigkeit und Stabilität von you3000 beigetragen.
Was kann ich als Kunde von you3000 an Service erwarten?
Sie können von uns einen kompetenten Support erwarten, der zeitnah auf Ihre Anfragen reagiert. Wir sehen uns als Partner unserer Kunden, und wollen mit ihnen gemeinsam ein Ziel erreichen.
Investition
Wie hilft you3000 dabei, ein Unternehmen profitabler zu machen?
Durch Zeitersparnis:
- Sehr schnelles Erstellen von Angeboten und Controllings
- Schnelles Erstellen von Dokumenten wie Rechnungen, Mahnungen etc.
- Kein lästiges Suchen von Dokumenten, alles Wichtige ist in you3000 vorhanden
- Schnelles Bearbeiten von Rechnungen, Kontierung usw.
Durch Kostensenkung:
- verringerte Buchungskosten beim Steuerberater
- effektives Nutzen von Skonti
- Erinnerungsfunktion verhindert verpasste Kündigungsfristen von Verträgen
- Effektives Weiterberechnen eingegangener Leistungen an den Endkunden
- eventuell Ersparnis bisheriger Lizenzkosten für die abgelöste Software
Durch bessere Information:
- Exakte Übersicht zum Ertrag von Projekten, Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Unternehmensbereichen usw.
- Erinnerungen auf der Startseite
Was verstehen Sie unter "Anpassung Ihrer Dokumente"?
Mit you3000 können Sie viele verschiedene Dokumente erstellen, die Sie zur Kommunikation mit Kunden und Lieferanten benötigen: Angebote, Rechnungen, Controllings, Mahnungen usw. Wir sorgen dafür, dass diese Dokumente in Ihrem Corporate Design erscheinen und passen dafür Schriften und Logos an. Außerdem übernehmen wir Ihre bestehenden Brief- und Faxvorlagen in die Software. Mit einem Klick auf einen Ansprechpartner haben Sie dann bereits eine mit den richtigen Adressdaten und Anrede befüllte Vorlage vor sich.
