Projekte sinnvoll abschließen. Automatischer E-Mail-Versand.
Der Projektabschluss wird von einem Projektmanager gemacht. Er dient dazu, die wichtigsten Fragen am Ende eines Projektes zu beantworten sowie an abschließende Aufgaben zu erinnern.
Wird ein Projektabschluss gemacht, so sind damit zweierlei Aktionen verbunden:
Zum einen wird der Projektleiter über die wesentlichen Zahlen des Projektes noch einmal in Kenntnis gesetzt und er erfährt detaillierte Informationen zu den Projektzahlen (erwartet, soll und ist) sowie über mögliche und gezogene Skonti. Außerdem sieht er, wie Rechnungen gestellt und bezahlt wurden und welche Kosten durch die damit verbundene Vorfinanzierung verbunden sind.
Zum anderen muss er das Projekt und alle beteiligten Parteien bewerten (ausgenommen sich selbst und die Geschäftsführung). Obligatorisch muss das Projekt betriebswirtschaftlich, organisatorisch und qualitativ per Freitext beurteilt werden. Daneben gibt es beliebig viele Fragen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und freien Mitarbeitern. Dieser Fragenkatalog kann beliebig umfangreich sein (also auch gar keine Fragen). Neben diesen themengebundenen Fragen lassen sich beliebig viele freie Fragen aufführen, welche ebenfalls beantwortet werden müssen.
Ist solch ein Projektabschluss erfolgt, wird eine E-Mail an alle für diesen Projektabschluss hinterlegten Empfänger verschickt. Dieser Empfängerkreis ist ebenfalls einstellbar. Unter Umständen muss ein Projektabschluss mehrfach gemacht werden, z.B. wenn sich ein Projekt nach erfolgtem Abschluss noch einmal substantiell ändert.
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